ADJOINT ADMINISTRATIF – REMPLACEMENT TEMPORAIRE - Du 31 octobre au 8 novembre 2019


 

  OFFRE D’EMPLOI

ADJOINT ADMINISTRATIF – REMPLACEMENT TEMPORAIRE


Durée de l’affichage : du 30 octobre au 8 novembre 2019


Durée prévue du remplacement : mi-novembre 2019 à octobre 2020 (approximativement)
 

 


PERSONNALITÉ RECHERCHÉE


La municipalité de L’Isle-aux-Coudres est à la recherche d’une personne reconnue pour son savoir-être et qui adhère aux valeurs de la municipalité. La personne recherchée doit savoir gérer son temps et les priorités, être autonome, posséder le sens de l’organisation, faire preuve de discrétion, de respect de l’autorité et de ses collègues, des citoyens, avoir une aptitude marquée pour les relations interpersonnelles et le service à la clientèle et faire preuve de polyvalence.

DESCRIPTION SOMMAIRE


Sous l’autorité de la Direction générale, l’adjoint administratif reçoit les appels, les visiteurs, le courrier, les courriels et les achemine. Elle effectue toutes les fonctions reliées au secrétariat.


RESPONSABILITÉS DÉTAILLÉES


1. Travail de bureau :
     1.1 Répondre au téléphone et acheminer les appels, prendre les messages et fixer les rendez-vous;
     1.2 Accueillir les visiteurs, leur fournir des renseignements généraux et les orienter vers la personne ou le service qui convient à leurs besoins;
     1.3 Transmettre et recevoir des messages et des documents par télécopieur, par la poste ou par courrier électronique et en faire la répartition; s’assurer du suivi requis aux membres du conseil;
     1.4 Trier, vérifier et traiter, au besoin, les formulaires, les demandes, les reçus, les dépenses et autres documents semblables;
     1.5 Effectuer toutes les fonctions de secrétariat requises par la Direction générale et les collègues, soit l’entrée de données, la préparation d’ébauches de lettres ou de documents;
     1.6 Maintenir à jour le site web de la municipalité;
     1.7 Photocopier des documents pour la distribution;
     1.8 Effectuer la mise à jour et le classement des dossiers;
     1.9 Contribuer au suivi des procès-verbaux et de la correspondance;
     1.10 Prendre les réservations des salles, confirmer les réservations et s’assurer que la préparation nécessaire a été effectuée;
     1.11   Gérer l’inventaire de fourniture et papeterie pour l’ensemble de la municipalité;
     1.12   Effectuer toute autre fonction de secrétariat qui pourrait être requise par la Direction générale.


2. Fonctions administratives


     2.1 Effectuer les dépôts à chaque semaine;
     2.2 Effectuer des fonctions générales de comptabilité, comme la préparation des factures, recevoir les comptes de taxes et les dépôts à chaque semaine, etc.

3. Fonctions additionnelles


En tout temps, effectuer toutes autres fonctions qui peuvent être requises par l’employeur, en tenant compte des besoins et priorités de l’employeur et considérant l’importance du service aux citoyens.


EXIGENCES POUR LE POSTE


→ Détenir de l’expérience et/ou une formation en secrétariat ou dans tout autre domaine administratif;
→ Maîtriser le français écrit et parlé (niveau excellent);
→ Avoir d’excellentes aptitudes à travailler avec la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Publisher);
→ Détenir des connaissances en comptabilité serait un atout.

CONDITIONS DE TRAVAIL


Le salaire et les conditions de travail sont ceux prévus à la convention de travail en vigueur des employés de la municipalité de L’Isle-aux-Coudres. Les semaines de travail sont de vingt-huit (28) heures, réparties sur quatre (4) jours de travail, de 8 h 00 à 12 h 00 et de 13 h 00 à 16 h 00.  Des changements à cet horaire peuvent être apportés selon les besoins de l’employeur et considérant l’importance du service aux citoyens. Pour toutes modifications à long terme, un préavis de deux (2) semaines devra être respecté.

Toute personne intéressée par le poste doit faire parvenir son curriculum vitae accompagné d’une lettre de motivation, au plus tard le 8 novembre 2019, à 12 h 00, à l’attention de madame Marie Dufour, directrice générale par intérim et secrétaire-trésorière adjointe, aux coordonnées ci-dessous :

Municipalité de L’Isle-aux-Coudres – 1026, chemin des Coudriers, L’Isle-aux-Coudres (Québec) G0A 3J0
Tél. : 418 760-1060 / Téléc. : 418 760-1061 / mariedufour@municipaliteiac.ca


Événements
de l’îles-aux-coudres